Kunstacademie Friesland biedt opleidingen, cursussen en workshops in alle disciplines van de beeldende kunst: tekenen, schilderen, fotografie en video, theorie, projecten, mixed media, kunstprojecten en kunstreizen. Met een deeltijdopleiding en een breed aanbod aan korte opleidingen in het weekend of op avond.
| Opdrachtgever | Stichting Kunstacademie Friesland |
|---|---|
| Branches | Onderwijs, kunst & cultuur |
| Periode | Sinds 2016 |
| Website |
kunstacademiefriesland.nl |
Hoe presenteer je online het cursusaanbod en laat je de communicatie tussen cursisten, docenten en de administratie zo makkelijk en prettig mogelijk verlopen? Een toegankelijke omgeving met lesroosters, berichtensysteem en cursusadministratie, die het hele traject van aanmelding tot succesvol voltooien volgt, rekening houdend met de eisen van de vakopleiding.
Bestaande oplossingen sloten onvoldoende aan op de werkwijze en compacte organisatie van de Kunstacademie. Daarom is gekozen voor een maatwerkoplossing die website, cursistenadministratie en online leeromgeving combineert. Dit systeem, dat Canvas is genoemd, is geheel op de wensen en werkprocessen van Kunstacademie Friesland afgestemd.
Door in te loggen hebben cursisten en docenten direct toegang tot hun lesrooster, opdrachten en berichten. Aangezien e-mail voor de communicatie tussen docenten, cursisten en de administratie niet langer voldeed is een berichtensysteem ontwikkeld waarmee zowel individueel als met grotere groepen kan worden gecommuniceerd.
De aanmelding voor cursussen en workshops verloopt via toegankelijke online formulieren. Van elke aanmelding houdt de administratie de status van de inschrijving en facturatie bij. Doordat docenten eenvoudig beoordelingen en de presentie van studenten van de vakopleiding kunnen invoeren wordt het toekennen van studiepunten vereenvoudigd. Binnen de vakopleiding wordt rekening gehouden met de verschillende fases en keuzemodules.
Door het faciliteren en automatiseren van bewerkelijke processen kunnen docenten en ondersteunende medewerkers efficiënter werken. Zo kunnen zij meer tijd besteden aan zaken als communicatie met cursisten en de kwaliteit van het cursusaanbod. Om informatie binnen Canvas te gebruiken voor het sturen van de bedrijfsvoering hebben directie, administratie en markting de beschikking over uitgebreide rapportagetools.
Eind 2019 is in samenwerking met Leobite en Pixl ook de website van Kunstacademie Friesland vernieuwd. De website is gebouwd in WordPress. Voor de online marketing wordt inmiddels samengewerkt met Snakeware.
Nieuwe cursussen en andere informatie uit de cursusadministratie verschijnen automatisch op de website. Hiervoor is een API ontwikkeld. Deze koppeling wordt ook gebruikt voor narrowcasting (informatieschermen) op locatie.
Vanaf 2021 is ook de financiële administratie binnen Canvas ondergebracht. Cursisten kunnen sindsdien eenvoudig via iDEAL betalen voor hun cursusdeelname en aangeschafte extra materialen. Waar de facturatie daarvoor nog deels handmatig gebeurde, heeft het systeem deze taak sindsdien overgenomen.
Facturen worden precies op het juiste moment aangemaakt en verzonden, gebaseerd op aanvangsdatums van cursussen en workshops, gebruik makend van cursusgegevens en cursisteninformatie. Desgewenst kunnen cursisten bij hun inschrijving kiezen voor betaling in termijnen, waarbij Canvas de juiste betaalmomenten en bedragen bepaalt. Verstrijkt de betalingstermijn van een factuur dan worden automatisch betalingsherinneringen gegenereerd en verstuurd.
Het systeem wordt nog regelmatig aangepast en uitgebreid. Naast de genoemde koppelingen met de website en narrowcasting zijn er integraties met onder meer Mailchimp, Mollie en Facebook.
Samen vinden we de juiste aanpak
